2017/09 Aktivitetsbaserte arbeidsplasser

Denne samlingen med linker og informasjon kan med fordel suppleres ved å ta en titt på Forskerforbundets sentralt sine nettsider om dette temaet.

Under Forskerforbundets medlemsmøte 12. september fortalte Elisabeth Søiland, arkitekt og stipendiat ved senter for Kunnskapsbasert praksis, om hva forskningen sier om aktivitetsbaserte arbeidsplasser:

Forskning om Landskap/aktivisertbasert arbeidsplasser

Debatten om mer effektiv arealbruk, gjerne oppnådd gjennom gjennom nye, fikse vrier på det litt utskjelte "åpent landskap" ender opp med nyord, som f eks "aktivitetsbaerte arbeidsplasser". Muligens en god ide innenfor bransjer der behovet for kontrorplasser er reelt varierende, men prisen synes høy innenfor yrker der hovedddelen av arbeidsdagen faktisk skjer ved kontrorpulten. Spesielt innenfor yrker der arbeidet krever fordypning og konsentrasjon. Arkitekter, som gjerne jobber i team på et mindre antall prosjekter over tid, ser ut til og trives godt med åpne landskap. Statsbygg og andre byggherrer er interesserte ut fra mulighetene til å spare kostnader. Miljøargumentet fremmes ofte, da knyttet til mindre areal = mindre miljømessig fotavtrykk. Dette er kanskje det tyngste argumentet i vår tid, men en kan samtidig stille spørsmålet om hvorvidt helhetstenkningen er på plass. Dagens løsninger baseres på enorme, sentrale og svært volumkrevende ventilasjonssystemer, med svært lav fleksibilitet. Mye kan uansett tyde på at mange kontroarbeidende får lide for det.Folkehelseintituttet står bak Helsebiblioteket.no og tidsskriftet Helserådet. I siste nummer av Helserådet, et spesialnummer med tema kontorlandskap (PDF), behandles temaet relativt grundig. Dette oppsummeres slik:

"Kontorlandskap har blitt lansert som gunstig for arbeidstakere og team med samarbeid som krever løpende kontakt. For fagprofesjonelt arbeid som krever konsentrasjon og uforstyrret korttidshukommelse ser dette imidlertid ut til å fungere dårlig. Slike arbeidsoppgaver krever hovedsakelig individuell innsats der samspill mellom andre arbeidstakere ikke er av primær betydning, selv om det ofte kan være et sekundært behov.

Resultater fra den vitenskapelige litteraturen viser at de i stor grad opplever dårligere arbeidsmiljø, mer stress og slitenhet, mindre produktivitet, dårligere helse og får økt sykefravær. Det er ikke vist at flekskontor kan oppfylle krav til arbeidsmiljø for kognitivt utfordrende og konsentrasjonskrevende arbeid med krav til korttidshukommelse.

Manglende kunnskap og forståelse av sammenhenger mellom arkitektoniske løsninger og fysisk arbeidsmiljø kan føre til at ansatte, arbeidsgivere og samfunnet for øvrig kan betale en høy pris i økt sykefravær og tapt produktivitet for fordelene med åpne kontorlandskap."

Ytterligere ressurser:

• 1. https://www.ncbi.nlm.nih.gov/m/pubmed/15764312/ (Ergonomics)

  2. http://www.tandfonline.com/doi/pdf/10.1080/00140130512331319409?needAccess=true(fullteksat)

1. http://tidsskriftet.no/2014/06/legelivet/apne-kontorlandskap-stresser-hjernen

   1. Åpne kontorlandskap stresser hjernen

2. http://fazit.no/onewebmedia/Enkeltkontorer%20eller%20%C3%A5pent%20landskap.pdf

• 1. Enkeltkontorer eller åpent landskap?

  2. https://brage.bibsys.no/xmlui/handle/11250/2411910

  3. Hvorfor velger bedrifter å sitte i kontorlandskap, og hva vet man om effekten av å velge kontorlandskap i forhold til andre (lukkede) løsninger? Denne masteroppgaver gir en litteraturgjennomgang

3. http://www.universitetsavisa.no/campus/2016/06/27/Slakt-av-%C3%A5pent-landskap-ble-liggende-i-skuffen-58389.ece

• 1. Campusprosjektet: Slakt av åpent landskap ble liggende i skuffen

4. http://www.forskerforum.no/pne-kontorlandskap-eller-cellekontorer/

• 1. Åpne kontorlandskap eller cellekontorer?

  2. http://legeforeningen.no/Fagmed/Norsk-forening-for-arbeidsmedisin/aRamazzini/

  3. Ramazzini er et fagtidsskrift utgitt av Norsk forening for arbeidsmedisin-Den Norske Legeforening.

5. https://no.linkedin.com/pulse/aktivitetsbaserte-arbeidsplasser-hva-er-det-egentlig-karlsen

• 1. Aktivitetsbaserte arbeidsplasser - hva er det egentlig og hva kreves for å lykkes?

6. https://www.ledernytt.no/nye-maater-aa-tenke-paa-nye-maater-aa-jobbe-paa.5932206-311239.html

• 1. Nye måter å tenke på - nye måter å jobbe på

Nedenfor et notat utarbeidet ved Høyskolen Sørøst-Norge, Hønefoss, 13.1.2017. De bekymringene som kommer fram synes relevante også ved HVL.

Arbeidsplasser i landskap ved en høyskole?

Det skal foretas ombygging ved Høyskolen i Sørøst-Norge (HSN), campus Ringerike. Planer om dette har det blitt arbeidet med en stund. En av de eldre fløyene skal rives, og det blir bygget en ny fløy der. Den gamle fløy var lite praktisk utformet for dagens formål. I den nye fløyen skal arbeidsplasser for både administrativt og faglig personale samles.

Som NTL-Magasinet tidligere har omtalt har andre blitt forespeilet å skulle arbeide i landskap, og kanskje ikke ha en egen arbeidsplass, ref. utgave 7-2016. Før sommeren i fjor ble også vi utsatt for forutsetninger om at de fleste av oss skulle plasseres i et åpent kontorlandskap. Mange var bekymret for dette i et framtidig arbeidsmiljø.

Verneombud og plasstillitsvalgt NTL HSN Ringerike utarbeidet sammen en enkel spørreundersøkelse som ble delt ut blant personalet etter de orienteringene vi fikk, for å samle de bekymringer som ble framsatt.

Dette notatet peker på de bekymringer som er framkommet og de tiltak mange mener må vurderes for å kompensere for de problemer som blir påpekt.

Tema forskning

Forskning krever stillhet, ro og konsentrasjon. Vi trenger plass til bøker og notater. I et åpent landskap vil det hyppig være kolleger på vei til eller fra undervisning eller veiledning.

Ved lesing av litteratur eller egen skriving er det flere som ønsker å lese argumenter høyt, for å «prøve» holdbarheten i en argumentasjonsrekke. En del av personalet har mye litteratur de ønsker å ha tilgjengelig ved arbeidsplassen. Det er uklart hvordan dette vil bli ivaretatt.

Noen ønsker tilgjengelige tavler for å utvikle ideer, lage skisser, diskutere dette med andre, og se på dette når man sitter og skriver etterpå.

Å stille et spørsmål til en kollega blir en tyngre affære. Det er like vanlig å finne løsningen på et spørsmål selv, ved å forklare en problemstilling for en kollega.

Noen arbeider med forskning på følsomme eller taushetsbelagte data. De må arbeide tilstrekkelig skjermet med diss data.

Tema undervisning

Forberedelse til undervisning krever konsentrasjon, og derfor ro. Det er ikke bare lyd som forstyrrer, men også visuelle forhold.

Vi blir oppfordret til å lage videoer til bruk i undervisning. Dette kan ikke gjøres fra egen arbeidsplass

Tema veiledning

Faglig veiledning av studenter er i dag delvis en planlagt affære, og delvis en ad hoc begivenhet. I noen sammenhenger skal dette forberedes, i andre sammenhenger er forberedelse ikke mulig. Vi har på vårt studiested hatt en «åpen dør» policy overfor studentene. Studentene vil ikke kunne komme til en arbeidsplass for å stille spørsmål til fagpersoner, men må sluses gjennom en besøkskontroll.

I veiledningssituasjonen trenger man ofte egen PC. Det blir tungvint å måtte ta med den fra egen arbeidsplass til veiledningsrom, og tar ekstra tid på grunn av opp og nedkopling av nettilkopling og operativsystem. På arbeidsplassen vil vi være på et annet nettverk enn det trådløse som finnes på møterom/veiledningsrom.

Veiledning av studenter kan også være av mer eller mindre privat karakter, både fra undervisnings­personale og fra studieveiledere. De som arbeider med følsomme data/systemer må sitte ved skjermer som ikke andre kan se. Dette dreier seg om personopplysninger. Mange i administrasjonen bruker ofte slike systemer. I andre omgivelser (les studentnettverket) vil man heller ikke ha adgang til det nettverket og de systemer man trenger.

Tema tilstedeværelse

Mange peker på at de vil ønske å benytte muligheten til å arbeide hjemme i større utstrekning; hjemmekontor, til forberedelser og sensur. Dette vil rive bena under det faglige miljøet som vi har bygget opp.

Tema sensur

Når man går fra arbeidsplassen kan ikke papirer ligge framme hvis det ikke er en dør som kan låses. Sensur forutsetter at ingen uvedkommende kan se hva du holder på med.

Sensurering av flere oppgaver forutsetter at man setter seg i den samme mentale situasjon over lengre tid. Alle former for forstyrrelser vil ødelegge for dette.

Tema kommunikasjon

Samtaler med kolleger blir vanskeligere. Ad hoc samtaler blir antagelig borte. Sosiale samtaler til/fra arbeidsplassen blir borte.

Fortrolige samtaler kan ikke utføres ved arbeidsplassen, men må foretas annet sted. Tilgjengelighet til faglige kolleger blir redusert. Delvis fordi vi ikke vil forstyrre andre, og delvis fordi flere vil være mindre tilgjengelig fordi de sitter hjemme og arbeider.

Vi har i dag telefonkommunikasjon gjennom applikasjon på PC, Skype. Man kan ha på seg hodetelefon med mikrofon, slik at andre ikke blir forstyrret av at jeg får en telefon, men når jeg snakker, vil det forstyrre andre. Hvis jeg skal ta med PC til et annet rom for å ta en telefonsamtale, er det nesten det samme som at jeg ikke er tilgjengelig på telefon; det vil forandre måten vi kommuniserer på. Dette vil ikke være tilpasset den kommunikasjonen vi skal ha, men den omgivelsen vi sitter i. Må hver ansatt ha sin egen mobiltelefon?

Vi bruker i dag Skype for Business også til videokommunikasjon. Brukerveiledning via Skype er en utmerket måte å få hjelp. Mange møter som avholdes, spesielt nå i forbindelse med fusjonen, bruker videokommunikasjon for å dempe behovet for å bruke tid til reise mellom studiestedene. Høyskolen har 8 studiesteder. Skal vi på Ringerike være et studiested som ikke kan være med på dette? Mange, særlig i administrasjonen arbeider faglig sammen med kolleger på andre campus. Samarbeidet gjøres i stor utstrekning også over Skype.

Tema skjerming

Ved fravær fra arbeidsplassen må pulten være ryddet. Å ha sortert ting på pulten kan ikke bli liggende ved fravær. Arbeidsplassen kan ikke låses av.

Hvis ikke veiledning skal kunne foregå ad hoc, vil mer av kommunikasjonen bli upersonlig.

Adgangskontroll

I dag lar vi studenter ta kontakt med den enkelte faglærer og den enkelte studieveileder på hans/hennes kontor for ad hoc veiledning. Dette vil forstyrre mange i et åpent landskap, og må derfor foregå på en tilpasset måte.

Dersom ad hoc veiledning skal kunne gjennomføres, må det være en form for resepsjon som tar kontakt med den enkelte faglærer, det må finnes et ledig rom for veiledning. Faglærer må, om nødvendig, hente sin egen PC.

Det man holder på med i øyeblikket må ryddes fra pulten.

Denne prosedyren vil forårsake at en av de kvalitetene vårt studiested har vært kjent for, tilgjengeligheten til personalet, blir sterkt skadelidende.

Også dersom vi har samarbeid med eksterne samarbeidspartnere må dette foregå i kontrollerte former. Skal man ha møte med flere eksterne, vil dette som i dag foregå i møterom. Men den avsluttende samtalene på eget kontor, eller den innledende forberedelsen vil måtte foregå annerledes.

Hjemmekontor

En del av det faglige personalet sitter i dag hjemme for å forberede undervisning. Flere vil sannsynligvis ønske å ha den samme skjerming mot omgivelsene som de har i dag. Siden dette ikke tilbys på arbeidsplassen, vil flere foretrekke å utføre oppgaver ut fra et hjemmekontor. Forberedelse til undervisning og veiledning vil kunne gjøres herfra, likeså sensur og forskning og kommunikasjon elektronisk.

Det administrative personalet vil i liten utstrekning ha mulighet til å benytte seg av hjemmekontor. Deres kontakt med øvrig personale vil bli skadelidende av at fagpersonalet benytter seg av muligheten for hjemmekontor.

Bruk av hjemmekontor vil også sterkt hindre den tilgjengeligheten vi i dag har til det faglige personalet til ad hoc veiledning.

Tilgjengelige (stille)kontorer

Telefonsamtaler man skal ta, eller videomøter man skal delta på, kan selvfølgelig planlegges. Men en telefonsamtale man får vil måtte administreres. Tilgjengelige rom må finnes, og samtale må settes på vent så lenge. Skal man være forberedt på at man må ta med egen PC, for sikkerhets skyld, eller skal man alltid måtte «ringe tilbake».

Oppsummering

Noen peker på at dette kan representere et rekrutteringsproblem for HSN, ved at arbeidsstedet blir mindre attraktivt. Hvorvidt personer som søker arbeid hos oss vil vektlegge dette er uklart, men noen peker på at det vil spille rolle for deres vurdering av om de skal søke seg et annet arbeidssted.

Vi har hatt en policy om at ansatte skal være tilgjengelige for studentene, når de ikke på annen måte er opptatt. Vår barriere er lav, og studentene benytter seg av dette. Hvis vi må bygge opp rutiner rundt veiledning, vil det antagelig gjøre vår tilgjengelighet mye dårligere. Dette er lite ønskelig.

Om vi skal sitte i et åpent landskap må vi etablere en ny kollektiv kultur for hvordan man arbeider og kommuniserer. Men vi er godt fornøyd med den kulturen vi har i dag, kolleger imellom og i forhold til studentene. Så hvorfor skal vi risikere å redusere kvaliteten på det studiestedet vi i dag har.